Карантинна відпустка. Як відобразити у обліку та у звітах

Встановлення карантинних заборон державою, призупинення роботи підприємств, працівники у вимушених відпустках, тощо. Менш ніж за місяць перед бухгалтерами виникло безліч нових питань: як вірно оформити карантинну відпустку, як відобразити період карантину в бухгалтерському обліку та звітності, як рахувати податки у період карантину. Питання оформлення карантинних відпусток та обліку заробітної плати у період карантину розглянемо у цій статті…

Що нам відомо про “карантинну відпустку”?

Надання відпусток працівникам регулюється Законом України “Про відпустки” №504/96-ВР від 15.11.1996р. Цей закон передбачає два види відпусток без збереження заробітної плати:

• Обов’язкова відпустка (стаття 25 Закону 504/96-ВР)
• Відпустка за згодою сторін (стаття 26 Закону 504/96-ВР)

Тобто відпустки без збереження заробітної плати або потребують згоди роботодавця, або ні.

Певні категорії працівників при певних обставинах мають право отримати обов’язкову, тобто безвідмовну відпустку без збереження заробітної плати. Наприклад, таку відпустку має право отримати мати, що має двох і більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю, тривалістю до 14 календарних днів щорічно. Право на обов’язкову відпустку також мають особи, що одружуються, інваліди 1-2 груп, ветерани війни і т.п. При цьому роботодавець не має права відмовити працівникові у такій відпустці.

Повний перелік прав працівника на отримання безвідмовної відпустки шукайте у статті 25 закону 504/96-ВР.

Відпустка за згодою сторін передбачає попередню згоду роботодавця, тобто роботодавець може відмовити працівникові у наданні відпустки. За загальним правилом строк відпустки “за згодою” не має перевищувати 15 календарних днів на рік. Тобто кількість відпусток не обмежена, але загальна кількість днів таких відпусток у рамках одного календарного року не може перевищувати 15 календарних днів.

Нововведення 2020 року – 17 березня 2020 року у законі 504/96-ВР з’явився ще один вид відпусток, це відпустка без збереження заробітної плати на період карантину (карантинна відпустка). Така відпустка відноситься до відпусток за згодою сторін, тобто необхідна взаємна згода роботодавця та працівника, крім того, карантинна відпустка не має обмежень у часі і може тривати доки триває карантин. Оновлена законодавцем стаття 26 закону 504/96-ВР тепер передбачає два види відпусток за згодою сторін – відпустка на період карантину, без уточнення кількості днів, та, окремо, відпустка, не пов’язана з карантином, строком 15 календарних днів на рік.

І обов’язкова відпустка, і відпустка “за згодою сторін” , передбачає бажання робітника піти у неоплачувану відпустку. Роботодавець не має права примушувати робітників до таких відпусток.

Примушення працівника піти у безоплатну відпустку “тягне ” на грубе порушення законодавства про працю та штрафну санкцію за статтею 172 Кримінального Кодексу України у розмірі від 2 до 3 тисяч НМДГ (неоподатковуваний мінімум доходів громадян = 17,00 грн), тобто від 34 тис. грн. до 51 тис. грн.

Карантин це вимушений простій?

Хащі діючого законодавства можуть збити з пантелику навіть досвідченого бухгалтера. Давайте розберемось.

Поняття простою викладено у статті 34 Кодексу Законів про Працю :

Простій – це призупинення роботи, викликане відсутністю організаційних або технічних умов, необхідних для виконання роботи, невідворотною силою або іншими обставинами.

Вочевидь ситуація з карантином прямо підпадає під поняття простою, коли, наприклад, вимушено припиняють роботу магазини, ринки, кафе та ресторани. Вини в цьому працівників немає, так склалась ситуація у державі.

За загальним правилом час простою необхідно оплачувати працівникам відповідно до ч. 1 ст. 113 КЗпП України з розрахунку не нижче від двох третин тарифної ставки встановленого працівникові розряду (окладу).

В разі виникнення ситуації, коли працівники не виявили бажання піти у неоплачувану відпустку, роботодавець повинен або перевести працівників на іншу роботу, або оплачувати вимушений простій у розмірі 2/3 від тарифної ставки/окладу. В такому випадку роботодавець створює наказ по підприємству із вказанням усіх “тонкощей” простою: дата початку, умови праці та розпорядку робочого дня, тощо.

Якщо ж працівники “пішли на зустріч” 😉 роботодавцю і згодні добровільно піти у неоплачувану відпустку, слід отримати від кожного працівника письмову заяву з вказанням причини відпустки, дати початку та тривалості відпустки.

Документальне оформлення періоду карантинної відпустки на підприємстві

Перший крок. Кожен працівник особисто повинен наповнити заяву про надання відпустки без збереження заробітної плати. У період карантину постає питання яким чином працівникам передати ці заяви до підприємства якщо вони не можуть вийти зі своїх осель, не працює транспорт. Як тимчасовий вихід можна попросити працівників передати заяви через електронну пошту або через чат-додатки, наприклад вайбер або подібні. Це може буде сканована заява, але краще отримати фотографію працівника з заявою у руках.

Зразок заяви про надання неоплачуваної відпустки на період карантину. Для відкриття в окремому вікні – тицніть на картинку.

Зверніть увагу на строк надання відпустки! Строк відпустки, причина відпустки – це обов’язкові реквізити заяви, тож їх не можна ігнорувати. Карантин почався 17 березня 2020 року і на той момент він повинен був скінчитися 03 квітня 2020 року, потім було продовження карантину з 04 квітня до 24 квітня 2020 року, на дату виходу цієї статті очікується подовження карантину до травня.

Якщо підприємства вимушено припинили діяльність з 17 березня, наприклад магазини, кафе, ресторани, то працівники повинні були написати заяви про надання відпустки 17 березня, в тій час карантин діяв до 03.04.2020, тобто в заяві робітник мав вказати саме такий строк відпустки без збереження заробітної плати. 25 березня 2020 року карантин було продовжено до 24.04.2020, вочевидь робітники повинні написати нову заяву про продовження строку безоплатної відпустки до 24 квітня 2020 року. Якщо ж карантин буде продовжено ще раз, робітникам прийдеться писати ще одну заяву про продовження строку відпустки без збереження заробітної плати.

Зразок заяви про продовження карантинної відпустки. Для відкриття в окремому вікні – тицніть на картинку.

Другий крок. Підприємство отримало від робітників заяви про надання відпустки без збереження заробітної плати. Що далі? Треба видати наказ про надання відпусток працівникам. У наказі слід обов’язково вказати причину надання відпустки, строк відпустки. наявність заяви працівника.

Зразок наказу про надання відпустки без збереження заробітної плати на період карантину. Для збільшення зображення натисніть на картинку.

Чи можуть піти у відпустку усі працівники без виключення? Можуть, звісно, але підприємства не звільняються на час карантину ані від подання звітності, ані від сплати податків, тож комусь такі прийдеться працювати. За законом обов’язки щодо організації бухгалтерського обліку на підприємстві покладено на засновників підприємства, тому засновники можуть прийняти рішення про тимчасове виконання обов’язків керівника однім з засновників на безоплатних умовах. Таке рішення приймається загальними зборами учасників. З точки зору законності все добре, але податкова такого не полюбляє. Додатково зауважте, що в такому разі підписувати звіти, первинні документи, платіжні доручення повинен вже не директор, а засновник, як виконуючий обов’язки керівника.

Третій крок. Слід вірно заповнити табель робочого часу, відмітивши в ньому період карантинної відпустки. Зразок заповнення табелю робочого часу в період карантину. Для збільшення зображення натисніть на картинку.

Не повністю відпрацьований місяць у зв’язку з карантином – може бути заробітна плата менше мінімальної?

Так, ситуація коли загальна нарахована сума доходу працівникові у березні 2020 року менша встановленого державою мінімального розміру є дуже поширеною, адже фактично працівники відпрацювали тільки половину місяця. Мінімальна заробітна плата гарантована працівникові тільки у разі відпрацювання повного місяця, за березень 2020 року працівники не відпрацювали повний місяць, тож роботодавці не зобов’язані донараховувати працівникам дохід до рівня мінімальної заробітної плати.

Приклад 1: Вхідні дані – працівнику встановлено оклад у розмірі 6000,00 грн. на місяць. Згідно табелю обліку часу, у березні 2020 року всього 21 робочий день, з них працівник відпрацював 11 робочих днів, 10 робочих днів працівник був у неоплачуваній відпустці.

Розрахуємо суму нарахованої заробітної плати працівнику за березень 2020 року:

6000/21*11= 3142,86 грн.

Ця сума менша за діючий розмір мінімальної заробітної плати 4723,00 грн, але підприємство не зобов’язане в даному випадку доплачувати працівнику різницю.

Карантин та податки із заробітної плати

Податок на доходи та військовий збір утримуються із суми фактично нарахованої заробітної плати як зазвичай. А ось щодо єдиного соціального внеску є особливості.

Розглянемо два варіанти. Перший – нарахована заробітна плата більша мінімальної суми заробітної плати 4723,00 грн, в такому разі ЄСВ розраховується за загальним правилом, тобто база оподаткування (сума нарахованої заробітної плати за місяць) помножується на загальну ставку податку 22% (або на понижену ставку 8,41% якщо це заробітна плата працівника-інваліда, тощо)

Другий варіант -нарахована заробітна плата за місяць менша суми 4723,00 грн. В такому разі починає працювати абзац 2 частини 5 статті 8 Закону України “Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування” № 2464-VI від 08.07.2020р.

У разі якщо база нарахування єдиного внеску не перевищує розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на місяць, за який отримано дохід, сума єдиного внеску розраховується як добуток розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на місяць, за який отримано дохід (прибуток), та ставки єдиного внеску.

Іншими словами, коли збігаються два чинники – працівник має дохід, нарахований дохід менше мінімальної заробітної плати, роботодавець повинен сплатити ЄСВ з суми, яка не менше мінімальної заробітної плати. Тобто неважливо скільки саме нараховано доходу працівникові, сума ЄСВ буде дорівнювати мінімальній: 4723,00*0,22=1039,06 грн.

Виключення з цього правила є, вони такі:

• працівник працює на умовах зовнішнього сумісництва. В такому разі ЄСВ слід нараховувати і сплачувати лише виходячи із нарахованих суміснику сум зарплати. Якщо ж суміснику за місяць не буде проведено жодних зарплатних нарахувань, то і ЄСВ за нього теж не потрібно сплачувати
• працівник відпрацював на підприємстві неповний місяць у зв’язку з тим, що його приняли на роботу не в перший робочий день місяця, або через те, що він звільнився не останнім числом місяця
• дохід нараховано особі з інвалідністю, якій єдиний внесок нараховують за зниженим розміром ставок (8,41%)
• працівнику за місяць не було нараховано взагалі виплат зарплатного характеру (зарплати, відпускних, лікарняних тощо), оскільки він не мав оплачуваних робочих днів

Зверніть увагу на останній пункт. Якщо працівникові взагалі не нараховано заробітну плату і він не працював весь місяць (згідно табелю обліку часу), ЄСВ в такому разі не нараховують та не сплачують. Вочевидь така ситуація виникне у підприємств, вимушено закритих на карантин, при розрахунку податку за квітень 2020 року. Працівники не будуть мати відпрацьованих днів роботи, тому їм не буде нараховано заробітну плату та не буде нараховано єдиний соціальний внесок за цій період.

За березень 2020 року підприємствам, закритим на карантин з 17.03.2020 року, прийдеться сплатити мінімальний розмір ЄСВ за кожного працівника, навіть якщо працівнику було нараховано дохід менший за мінімальну заробітну плату.

Приклад 2: за березень 2020 року працівникові нараховано дохід 3142,86 грн. Розрахуємо суми податків.

Податок на доходи фізичних осіб = 3142,86*0,18=565,71грн.

Військовий збір = 3142,86*0,015=47,14 грн.

Сума заробітної плати, належна до виплати працівнику = 3142,86-565,71-47,14=2530,01 грн.

Єдиний соціальний внесок = (3142,86 +(4723,00 – 3142,86)*0,22 =1039,06 грн.

Приклад 3: за березень 2020 року працівникові нараховано дохід у розмірі 2800,20 грн. Розрахуємо суму податків.

Податок на доходи фізичних осіб = (2800,20-1051,00)*0,18=1749,20*0,18=314,86 грн.

!Дохід працівника дозволяє застосувати податкову соціальну пільгу у розмірі 50% прожиткового мінімуму доходів громадян.!

Військовий збір = 2800,20*0,015=42,00

Сума заробітної плати, належна до виплати працівнику = 2800,20-314,86-42,00=2443,34 грн.

Єдиний соціальний внесок = (2800,20 +(4723,00 – 2800,20)*0,22 =1039,06 грн.

Зверніть увагу, що у двох прикладах розмір нарахованої заробітної плати та розмір заробітної плати, що належить до виплати -різні, але сума нарахованого ЄСВ однакова.

Звільнення від сплати податків на період дії карантину

Підприємства та підприємці НЕ ЗВІЛЬНЕНІ ВІД СПЛАТИ ПОДАТКІВ, пов’язаних з заробітною платою. Роботодавці зобов’язані нараховувати та сплачувати усі податки.

Дійсно, законодавцем було прийнято закон про забезпечення додаткових соціальних та економічних гарантій у зв’язку з поширенням коронавірусу, але цей закон (закони) звільняє від сплати єдиного соціального внеску тільки підприємців і тільки на період березень-квітень 2020 року. Тобто за себе особисто підприємці можуть не сплачувати ЄСВ, а ось за найманих працівників зобов’язані.

Єдине послаблення від держави – це заборона на застосування штрафних санкцій у разі затримки сплати податків, затримки подання звітів. Але закінчиться карантин і податки все одно треба буде сплатити, звіти до контролюючих органів подати.

Заповнення звіту з єдиного соціального внеску. Відображення періоду відпустки без збереження заробітної плати у таблиці 6 звіту.

У Звіті з ЄСВ перебування працівника у відпустці без збереження заробітної плати на час карантину не відображається у таблиці 5. У шостій таблиці до звичайної інформації про нараховані суми доходу додається кількість днів надходження а карантинній відпустці у графі 14. Крім того, додається рядок з кодом 13 у графі 10 таблиці 6 для осіб, яким нарахована заробітна плата менше мінімального розміру і проведено донарахування до мінімальної бази оподаткування ЄСВ.

Приклад 4: Працівник знаходився у карантинній відпустці з 17.03.2020, нарахована йому заробітна плата більше мінімального розміру. Заповнюємо додаток 6 однім рядком, в графі 14 проставляємо кількість днів відпустки без збереження заробітної плати. Для збільшення зображення натисніть на картинку.

Приклад 5: Працівник знаходився у карантинній відпустці з 17.03.2020р, нарахована йому заробітна плата менше мінімальної заробітної плати. Заповнюємо додаток 6 двома рядками, перший – нарахована заробітна плата, аналогічно як в попередньому прикладі, другий рядок – це донарахування до мінімального розміру бази оподаткування. Зверніть увагу, що у другому рядку вже не проставляють кількість днів перебування у трудових відносинах. Для збільшення зображення натисніть на картинку.

Приклад 6: Працівник знаходився у неоплачуваній відпустці повний місяць з 01 числа по 31 число місяця. В такому разі в додатку 6 заповнюють один рядок, в якому суми нарахованої заробітної плати не проставляються, але заповнюють графу 13 та 15, адже працівник знаходиться в трудових відносинах, він не звільнений. Для збільшення зображення натисніть на картинку.

Приклад 7: Працівник-сумісник знаходився у карантинній відпустці з 17.03.2020р, нарахована йому заробітна плата менше мінімальної заробітної плати. В даному випадку роботодавець не донараховує базу оподаткування єдиним соціальним внеском до мінімальної, це виключення для сумісників. Додаток 6 звіту з ЄСВ заповнюється аналогічно прикладу 4, різниця тільки в тому, що у графі 22 “ознака наявності трудової книжки” проставляється нуль замість одиниці. Для збільшення зображення натисніть на картинку.

Період карантинної відпустки і страховий стаж

І на останок трохи про сумне. Усіх нас цікавить питання щодо включення періоду карантинної відпустки до страхового стажу. На жаль, до страхового стажу працівника буде враховано тільки той період роботи, за який було сплачено суму ЄСВ в розмірі не менше мінімальної суми. Тобто на період відпустки без збереження заробітної плати за працівниками зберігається робоче місце, але не гарантовано страховий стаж.

Автор: Полянська Юлія 04.04.2020