Сотрудник заболел вовремя командировки

Случается, что работник заболевает во время командировки. А бывает и наоборот — в период болезни он отправляется в командировку. Рассмотрим правила оформления, бухгалтерский и налоговый учет таких ситуаций у плательщиков налога на прибыль и у частных предпринимателей на общей системе налогообложения.

Бухгалтерские курсы в Киеве. Курсы бухгалтерского учета. Бухгалтерські курси. Курси бухгалтерського обліку. 

Понятие «командировка» после 01.04.2011 г.

Болезнь работника в командировке — это нетривиальная ситуация, которая осложняется еще и тем, что она для небюджетных предприятий и частных предпринимателей не урегулирована законодательно. До 01.04.2011 г. многие вопросы служебных командировок были урегулированы Инструкцией №59, в частности вопросы нетрудоспособности работника в командировке были регламентированы п. 1.9 раздела І и п. 1.10 раздела ІІ Инструкции №59. Эти нормы вносили определенную ясность в учет таких ситуаций для всех субъектов экономики Украины.

С 01.04.2011 г. — с даты вступления в силу раздела ІІІ НКУ — Инструкция №59 изложена в новой редакции, которая распространяется только на органы государственной власти, предприятия, учреждения и организации, полностью или частично1 содержащиеся (финансируемые) за счет бюджетных средств. На данный момент вопросы болезни работников таких органов и предприятий в командировках урегулированы п. 9 раздела ІІ и п. 4 раздела ІІІ Инструкции №59, и на этом основании можно вести учет расходов предприятий на командировки работников в период их нетрудоспособности.

Аналогичные вопросы командировок работников предприятий небюджетной сферы и частных предпринимателей (далее — СХД) законом прямо не урегулированы. ГНАУ в письме от 31.03.2012 г. №5742/6/15-1415 (см. «ДК» №25/2012) отмечает, что предприятия небюджетной сферы могут использовать Инструкцию №59 в качестве вспомогательного (справочного) документа. Но это всего лишь совет, и если налогоплательщик примет его к сведению и будет действовать в соответствии с Инструкцией №59, при проверках он не застрахован от претензий специалистов органов Миндоходов, которые справедливо могут указать на то, что нормы Инструкции №59 для него не имеют юридической силы. Поэтому далее мы абстрагируемся от Инструкции №59 и будем опираться только на то законодательство, которое распространяется на СХД небюджетной сферы.

Термин «командировка» в КЗоТ и других нормативных актах не определен, так что обратимся к 11-томному «Словарю украинского языка»2. В этом словаре слово «відрядження» определено как «служебное поручение, для выполнения которого нужно куда-то ехать», а также как «поездка, связанная со служебным поручением». С учетом сложившейся практики применения терминов в трудовом праве командировка — это поездка работника по распоряжению руководителя предприятия для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

1 Что подразумевается под словом «частично», в Инструкции №59 не указано. Поэтому формально даже бюджетное финансирование в размере 1% является основанием для применения Инструкции №59.

2 Словник української мови / В 11-ти томах // Київ: «Наукова думка» 1970-1980. — Т. 1, 1970. — С. 364.

В это определение входит оценочное понятие — «вне места постоянной работы». По нашему мнению, работодатель и работник должны самостоятельно определить, что считать поездкой за пределы места постоянной работы. Это может закрепляться в коллективном или трудовом договоре, в правилах внутреннего трудового распорядка и т. п. По сложившейся практике применения Инструкции №59, когда она еще распространялась на всех СХД, поездки в пределах того населенного пункта, в котором находится предприятие, не считаются командировками, а поездки в другой населенный пункт — уже считаются.

Работодатели могут также использовать критерий не населенного пункта, а расстояния: поездки в другие населенные пункты, находящиеся ближе определенного расстояния (например, ближе 20 км), еще не считаются командировками, а поездки на расстояние дальше 20 км уже считаются таковыми. Каждая командировка должна оформляться приказом руководителя, в котором указываются фамилия, должность командированного сотрудника, место назначения, дата начала командировки, сроки и цели поездки.

Возмещение суточных, расходов на проезд и наем жилья

Согласно ст. 121 КЗоТ работникам, которые направляются в командировку, выплачиваются: суточные за время нахождения в командировке, стоимость проезда к месту назначения и обратно и расходы по найму жилого помещения. Это значит, что такие суммы должны выплачиваться работникам авансом перед началом командировки. Если срок командировки продлится из-за болезни работника, то очевидно, что выданного аванса не хватит для возмещения суточных расходов и расходов на наем жилья. В случае возникновения во время командировки непредвиденных расходов и необходимости выдачи работнику дополнительных средств их можно перечислить ему в течение командировки на корпоративную банковскую карту, или личную банковскую карту, или с помощью почтовых переводов.

При этом важно, чтобы в первичных документах (в частности в банковских выписках) было указано то же основание, что и при выдаче первоначального аванса перед командировкой, а именно: приказ, на основании которого работник направлен в командировку. В этом случае последующие выплаты не будут считаться новыми подотчетными суммами, которые выданы лицу, не предоставившему отчет по ранее выданным подотчетным суммам. Согласно п. 2.11 Положения №637, выдача работнику нового аванса при том, что он не предоставил отчет по предыдущему авансу, является нарушением кассовой дисциплины и чревата штрафом в размере 25% суммы выданных средств (ст. 1 Указа №436/95). По мнению автора, эта санкция должна применяться только в том случае, если будут выдаваться новые подотчетные суммы по возвращении из командировки. Если выдаются новые подотчетные суммы до окончания командировки, это не считается нарушением п. 2.11 Положения №637, ведь на самом деле это не новые подотчетные суммы, а дополнительная выдача аванса на командировку.

Если работник заболевает в период командировки, возможны три варианта развития событий:

1) работник прерывает командировку и возвращается к месту жительства, где проходит курс амбулаторного или стационарного лечения;

2) работник не прерывает командировку и проходит курс лечения амбулаторно по месту командировки. В это время он не выполняет поручения работодателя, так как нетрудоспособен;

3) работник не прерывает командировку и проходит курс стационарного лечения по месту командировки.

В первом варианте особых сложностей нет: командировка прерывается в день, предшествующий дню начала больничного. Суточные расходы, расходы на проезд и наем жилья отражаются в бухгалтерском и налоговом учете в обычном порядке как расходы на командировку.

Второй и третий варианты осложнены тем, что работник нетрудоспособен и при этом находится в месте командировки, а не в месте постоянного проживания. Как правило, такое происходит в том случае, когда по состоянию здоровья он не может вернуться домой или когда ему требуется неотложное стационарное лечение. Будут ли распространяться гарантии ст. 121 КЗоТ на эту ситуацию?

Согласно ст. 2 КЗоТ, работники имеют право на здоровые и безопасные условия труда. Во время командировки работник и работодатель состоят в трудовых отношениях, поэтому работодатель должен гарантировать работнику это право в период командировки (поскольку во время нахождения в ней работник выполняет задание работодателя, осуществляя таким образом свои трудовые функции). Поэтому работодатель не может вменить работнику в обязанность прервать поездку и вернуться домой, если это будет угрожать его здоровью. Следовательно, все то время, в течение которого работник будет находиться на лечении по месту командировки, необходимо считать периодом командировки и оплачивать суточные расходы и расходы на наем жилья.

Таким образом, работодатель несет дополнительные расходы в связи с наступлением нетрудоспособности работника в командировке — это расходы на обеспечение гарантий ст. 121 КЗоТ за период нетрудоспособности командированного. По мнению автора, такие расходы можно отразить и в налоговом учете, так как они осуществляются на основании требований КЗоТ. О продлении срока командировки руководитель предприятия должен издать приказ. На небюджетном предприятии такой приказ может быть издан сразу же после того, как стало известно о нетрудоспособности работника и было принято решение продлить командировку, или же по его возвращении из командировки. К приказу рекомендуем приложить объяснительную записку работника и копию1 его больничного листа.

1 Оригинал больничного листа после рассмотрения его комиссией по социальному страхованию по временной утрате трудоспособности передается вместе с протоколом комиссии в бухгалтерию для начисления больничных.

Расходы на наем жилья за период нетрудоспособности возмещаются в зависимости от того, какой курс лечения проходит работник — амбулаторного или стационарного. При амбулаторном лечении расходы на наем жилья возмещаются за весь период командировки, включая период лечения. Если же работник находится на стационарном лечении в медучреждении, то расходы на наем жилья за период такого лечения возмещаются по решению работодателя на основании приказа руководителя и отражаются только в бухгалтерском учете (см. пример). Расходы по найму жилья в период стационарного лечения могут возникнуть, например, если для работника заранее была арендована квартира на весь срок командировки и временный отказ от ее аренды на период лечения повлечет за собой дополнительные расходы и затраты времени по аренде нового жилья по окончании лечения и до конца командировки.

В налоговом учете такие расходы не отражаются, так как они не связаны с хозяйственной деятельностью СХД (пп. 139.1.1 НКУ). Однако с этим можно и поспорить, аргументируя тем, что экономически целесообразнее было сохранить аренду жилья на время лечения, чем арендовать новое по окончании лечения. Таким образом, отражать ли расходы на наем жилья за период нахождения на стационарном лечении в составе налоговых расходов, решать самому работодателю.

Такой же порядок возмещения суточных расходов, расходов на наем жилья и проезд к месту командировки и обратно применяется и при загранкомандировках.

Больничный лист в командировке

Факт болезни и период нетрудоспособности работника подтверждаются листком нетрудоспособности (далее — больничный лист). Больничный лист выдается в соответствии с Инструкцией №455. Согласно п. 1.10 Инструкции №455, лицам, у которых временная нетрудоспособность наступила вне постоянного места жительства и работы (в т. ч. во время командировки), больничный лист выдается по месту их временного нахождения с разрешения главного врача лечебно-профилактического учреждения на число дней нетрудоспособности. При стационарном лечении вне постоянного места жительства больничный лист выдается на число дней, необходимых для лечения (п. 1.11 Инструкции №455).

Порядок подтверждения временной нетрудоспособности во время пребывания за пределами Украины предусмотрен п. 1.12 Инструкции №455. Сначала работник должен получить документы, удостоверяющие его временную нетрудоспособность во время его пребывания за пределами Украины. Далее эти документы подлежат обмену на больничный лист согласно решению врачебно-консультационной комиссии лечебно-профилактического учреждения по месту жительства работника или его работы в случаях:

а) острых заболеваний и травм;

б) обострения хронических заболеваний;

в) беременности и родов;

г) оперативных вмешательств при неотложных состояниях.

Обмен происходит на основании переведенных на государственный язык и нотариально заверенных документов, подтверждающих временную потерю трудоспособности во время пребывания за пределами Украины. Такой обмен должен провести сам работник, чтобы предъявить своему работодателю больничный лист, выданный медучреждением по месту его жительства или работы. Работодатель не обязан компенсировать работнику расходы, связанные с обменом таких документов, но по собственному решению может это сделать. Работодатели-юрлица оформляют такое решение приказом руководителя.

Больничный лист, выданный работнику по месту командировки или на основании зарубежных документов, оплачивается на общих основаниях согласно ст. 35 — 37 Закона №2240. В ст. 36 Закона №2240 перечислены случаи, когда больничный лист не оплачивается. В частности, это временная нетрудоспособность по причинам, обусловленным алкогольным, наркотическим или другим опьянением или действиями, связанными с таким опьянением, а также если работник нарушает режим, установленный для него врачом (совершает поездки, выполняет служебные задания в командировке, посещает различные мероприятия и т. п.).

Здесь будет уместно рассмотреть ситуацию, когда предприятие направляет в командировку работника, который на дату отъезда временно нетрудоспособен, что уже подтверждено больничным листом, а работник не возражает против этого. Как правило, на дату начала командировки больничный лист еще не закрыт. Кстати, направление в командировку нетрудоспособного работника — это нарушение трудового законодательства, а работник вправе отказаться ехать в командировку во время болезни, ссылаясь на свое право на здоровые и безопасные условия труда (ст. 2 КЗоТ). Если же он все-таки отправится в командировку, то частично потеряет право на пособие по временной потере трудоспособности, так как нарушит установленный для него врачом режим. Право на пособие теряется со дня допущения нарушения на срок, который устанавливается комиссией по социальному страхованию по временной потере трудоспособности (ч. 2 ст. 36 Закона №2240).

Согласно ч. 2 ст. 35 Закона №2240, первые пять дней временной нетрудоспособности оплачиваются работодателем, а начиная с шестого дня — за счет средств Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности. Порядок финансирования Фондом расходов на социальное страхование в случае временной потери трудоспособности установлен ст. 21 Закона №2240 и Порядком №26.

Заработная плата за дни командировки

Согласно ст. 121 КЗоТ, за командированными работниками в течение всего вре-мени командировки сохраняется место работы (должность). Работникам, направленным в служебную командировку, оплата труда за выполненную работу проводится в соответствии с условиями, определенными трудовым или коллективным договором, и размер такой оплаты труда не может быть ниже среднего заработка. Как правило, при повременной оплате труда, когда работнику установлен месячный оклад, оплата труда за дни командировки осуществляется так же, как и оплата труда за дни работы на рабочем месте, если такая оплата не будет ниже среднего заработка. Если же это условие не выполняется, зарплата начисляется в размере среднего заработка, рассчитанного согласно Порядку №100. Заработная плата за дни болезни не начисляется, так как за эти дни работник получает пособие по временной потере трудоспособности.

Бухгалтерский и налоговый учет расходов на командировку

Бухгалтерский учет расходов на командировки ведется согласно нормам П(С)БУ 16. В зависимости от задач, выполнявшихся работником в командировке, расходы на эту поездку включаются в себестоимость продукции (относятся на дебет счетов 23 или 91) или в состав расходов текущего периода — административных (на дебет счета 92), сбытовых (на дебет счета 93), или прочих операционных расходов (на дебет субсчетов 941, если командированы работники, занимающиеся исследованиями и разработками, или 949), а также могут включаться в состав прочих расходов (в дебет субсчета 977). Во всех случаях кредитуется субсчет 372 «Расчеты с подотчетными лицами».

По нашему мнению, все расходы работодателя, связанные с болезнью работника во время командировки (как обязательные согласно ст. 121 КЗоТ, так и добровольные — оплата найма жилья во время стационарного лечения, оплата перевода и легализации иностранных документов и т. п.), отражаются так же, как и расходы за период работы в командировке. Аргументируется это тем, что такие расходы неразрывно связаны с командировкой заболевшего работника, а кроме того, аналогичным образом учитываются расходы на выплату пособия по временной нетрудоспособности некомандированным работникам (т. е. относятся на те же счета и статьи расходов, что и заработная плата таких работников).

Налоговый учет расходов на командировки ведется согласно пп. 140.1.7 НКУ. С учетом выводов, сделанных нами в предыдущих разделах, в состав налоговых расходов можно включить:

— суточные расходы в пределах норм, установленных этим подпунктом, — за весь срок командировки (в т. ч. за дни болезни);

— оплату проезда к месту командировки и обратно, а также проезд по месту командировки;

— оплату стоимости проживания (наем жилья), кроме того периода, когда работник находился на стационарном лечении.

Возможны проблемы при отражении расходов на командировку в налоговом учете, если работник из-за болезни вовсе не смог выполнить задания, для выполнения которых он был командирован. В этом случае можно говорить, что такая поездка работника не была связана с хозяйственной деятельностью предприятия, ведь ее цели не были достигнуты. Считаем, что такую предосторожность следует проявлять только в том случае, если работник не успел вообще ничего сделать. Если же он выполнил поставленные ему задачи хотя бы частично, уже можно будет доказывать связь командировки с хоздеятельностью работодателя. Основанием для такой связи послужат отчет работника о командировке и приказ руководителя о приеме результатов выполнения задач согласно поданному отчету.

Однако можно воспользоваться и следующим аргументом: болезнь работника — это событие, не зависящее ни от воли самого работника, ни от воли его работодателя. При этом на работодателя ложится обязанность материально поддержать работника в данной ситуации, и отказаться от этого работодатель не может. Поэтому все расходы на командировку независимо от ее результата он может включить в состав налоговых расходов.

Если работодатель возмещает работнику расходы на командировку в большей сумме, чем это разрешено пп. 140.1.7 НКУ (суточные в размере, больше предусмотренного пп. 140.1.7 НКУ, расходы на наем жилья за время стационарного лечения, на перевод и легализацию иностранных документов и т. п.), все суммы превышения облагаются НДФЛ согласно п. 170.9 НКУ. НДФЛ начисляется на сумму превышения по ставке 15% — 17% (п. 167.1 НКУ) и удерживается за счет налогооблагаемых доходов работника отчетного месяца и при необходимости — из доходов следующих месяцев до полного погашения суммы НДФЛ (абзац пятый п. 170.9 НКУ). Как удержать НДФЛ в случае увольнения работника, описано в абзаце шестом п. 170.9 НКУ. База налогообложения определяется в соответствии с п. 164.5 НКУ — с учетом «натурального коэффициента».

Расходы на выплату больничных и на заработную плату за период командировки учитываются в общем порядке — как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. Напомним, что в налоговом учете расходы на оплату первых пяти дней временной нетрудоспособности относятся к прочим расходам согласно пп. 138.12.2 НКУ, так как они не включаются в фонд оплаты труда.

Расходы на уплату ЕСВ с таких выплат также отражаются в составе прочих расходов. Начиная с шестого дня нетрудоспособности, пособие по временной нетрудоспособности выплачивается налогоплательщиком за счет Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности, поэтому не отражается в налоговом учете. Подробнее этот вопрос отражен в ЕБНЗ, категория 102, подкатегория 102.07.17 в ответе на вопрос: «В составе каких расходов плательщика налога на прибыль и в каких строках Налоговой декларации по налогу на прибыль предприятия отражаются расходы на оплату временной нетрудоспособности работника, а также суммы единого социального взноса, начисленные на такие выплаты?».

Пример Работник предприятия направляется в командировку с 05.02.2014 г. по 11.02.2014 г. (7 дней). Размер суточных, установленный на предприятии, — 300 грн. Запланированные расходы на проезд к месту командировки и обратно — 450 грн, расходы на наем жилья (аренда отдельной квартиры) — 1750 грн из расчета 250 грн в день. Для покрытия этих расходов работнику был выдан аванс в сумме 4300 грн (300 грн х 7 дней + 450 грн + 1750 грн). В командировке работник заболел 10.02.2014 г., прошел стационарный курс лечения и приступил к выполнению задания 14.02.2014 г. (работник болел 4 рабочих дня). Командировка была завершена 19.02.2014 г. По причине болезни работника командировка была продлена на 8 дней, из-за чего сумма суточных увеличилась на 2400 грн (300 грн х 8 дней). Дополнительные расходы на наем жилья составили: 2000 грн (250 грн х 8 дней), так как аренда жилья на время лечения не прерывалась. Общая сумма расходов на наем жилья составила: 250 грн х 15 дней = 3750 грн, в т. ч. 2750 грн — за 11 дней командировки и 1000 грн — за 4 дня лечения в стационаре. Руководитель предприятия принял решение возместить расходы на наем жилья за время стационарного лечения.

Пособие по временной нетрудоспособности начислено работнику за 4 рабочих дня в сумме 1600 грн, заработная плата за дни командировки составила 2800 грн.

В налоговом учете отражаются расходы на проезд к месту командировки и обратно в сумме 450 грн, на наем жилья за 11 дней в сумме 2750 грн, а также суточные за 15 дней в размере, предусмотренном пп. 140.1.7 НКУ (в 2014 г. это 243,60 грн), всего в сумме 3654 грн. Также в налоговом учете отражаются расходы на выплату заработной платы (2800 грн) и пособия по временной нетрудоспособности (1600 грн).

Разница между фактическим размером суточных и разрешенным Налоговым кодексом Украины составила 846 грн ((300,00 грн — 243,60 грн) х 15 дней). Эта разница облагается НДФЛ по ставке 15% с учетом п. 164.5 НКУ: 846,00 грн х 1,176471 х 15% = 149,29 грн НДФЛ. В таком же порядке облагается НДФЛ сумма расходов на наем жилья за дни лечения в стационаре, поскольку она не включена в состав налоговых расходов: 1000 грн х 1,17647 х 15% = 176,47 грн. Сумму такого НДФЛ (149,29 + 176,47) = 325,76 грн нужно будет удержать из заработной платы работника за февраль 2014 г.

1 «Натуральный» коэффициент для ставки НДФЛ 15% рассчитывается как 100% : (100% — 15%) = 1,17647.

Бухгалтерский и налоговый учет описанных операций показан в таблице.

Таблица

Учет расходов на командировку и оплату больничных

Содержание операции

Бухгалтерский учет

Сумма, грн

Налоговый учет

Д-т

К-т

Доходы

Расходы

Выплачен аванс на командировку 03.02.2014 г.

372

301

4300,00

Утвержден авансовый отчет 20.02.2014 г.:
Расходы за время работы в командировке:
— суточные

92

372

4500,00

3654,00

— наем жилья

92

372

3750,00

2750,00

— проезд

92

372

450,00

450,00

Начислены выплаты за дни командировки:
— пособие по временной нетрудоспособности

92

663

1600,00*

1600,00

— заработная плата за дни командировки

92

661

2800,00*

2800,00

Удержан НДФЛ из суммы суточных, не отнесенных к составу налоговых расходов, и из стоимости найма жилья во время стационарного лечения

661

6411

325,76

Погашена задолженность перед работником по возмещению расходов

372

301

4400,00

* Удержание НДФЛ и ЕСВ с этих выплат в примере не рассматривается.

Нормативная база

  • КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины.
  • Закон №2240 — Закон Украины от 18.01.2001 г. №2240-III «Об общеобязательном государственном социальном страховании в связи с временной потерей трудоспособности и расходами, обусловленными погребением».
  • Указ №436/95 — Указ Президента Украины от 12.06.95 г. №436/95 «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности».
  • П(С)БУ 16 — Положение (стандарт) бухгалтерского учета 16 «Расходы», утвержденное приказом Минфина от 31.12.99 г. №318.
  • Положение №637 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. №637.
  • Инструкция №59 — Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. №59.
  • Инструкция №455 — Инструкция о порядке выдачи документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность граждан, утвержденная приказом Минздрава от 13.11.2001 г. №455.
  • Порядок №26 — Порядок финансирования страхователей для предоставления застрахованным лицам материального обеспечения за счет средств Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности, утвержденный постановлением правления ФСС по ВПТ от 22.12.2010 г. №26.
  • Порядок №100 — Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 г. №100.

Юлия ЕГОРОВА, Опубликовано в журнале «Дебет-Кредит» №9/2014. Официальный сайт издания 

 

Добавить комментарий