Предприятие возмещает сотруднику расходы на телефонию. Особенности учета.

Как правильно оформить отношения между предприятием и сотрудниками, если предприятие возмещает расходы таких сотрудников на телефонную связь?

Курсы бухгалтерские. бухгалтерские курсы в Киеве.  Курсы главных бухгалтеров. Курси бухгалтерського обліку.

Аренда телефонного апарата с сим-картой?

Имущество работника можно использовать в служебных целях — разумеется, с его согласия, путем установления арендных отношений. В случае аренды мобильного телефона (далее — телефон) такое согласие будет подтверждать заключенный между работодателем и работником договор аренды. Преимущества аренды телефонов — возможность быстро обеспечить связью работников и не нести при этом значительных расходов. К тому же размер арендной платы за телефоны не регулируется законодательно, поэтому устанавливается сторонами договора.

Кстати, арендуется только телефонный аппарат — SIM-карту (т. е. карту, которая вставляется в телефонный аппарат и с помощью которой из телефона осуществляются звонки по определенному номеру) предприятию-арендатору придется приобрести отдельно. Единственное «но» — работник должен понимать, что, предоставляя свой телефон в аренду, он передает его в пользование другому лицу. И уже это лицо дает ему, как своему работнику, в пользование этот телефон. То есть несмотря на то, что работник является собственником такого телефона, его арендатор может ограничивать пользование этим телефоном или даже передать его в пользование другому работнику. Ведь арендованный предприятием телефон для работника является служебным. И использовать его следует исключительно в служебных целях.

Дополнительно стоит издать приказ по предприятию, в котором закрепить за определенными работниками соответствующие SIM-карты. Факт передачи SIM-карты работнику нужно зафиксировать первичным документом, например накладной или актом приемки-передачи. Дополнительно для аналитического учета переданных в пользование SIM-карт можно оформить Книгу учета SIM-карт в произвольной форме, в которой работники будут расписываться в получении и возврате служебных SIM-карт1.

При получении от работника в аренду телефонного аппарата стоит оформить акт приемки-передачи (в произвольной форме). В нем фиксируется состояние телефона (во исполнение ст. 767 ГКУ). Возврат телефона от арендатора арендодателю также стоит оформить таким актом, чтобы зафиксировать состояние телефона на дату возврата.

Налоговый учет

Налог на прибыль

В соответствии с п. 153.7 НКУ, полученное в оперативный лизинг (аренду) имущество не изменяет налоговых обязательств арендатора.

А вот арендная плата попадет в налоговые расходы арендатора по результатам налогового периода, в котором начисляется арендная плата (кроме случая, когда арендная плата попадает в себестоимость товаров, работ, услуг) (п. 153.7 НКУ).

Начисляется арендная плата, как правило, на основании акта приемки-передачи услуг аренды. Поэтому в договоре аренды следует четко прописать и вовремя исполнять условие о том, когда именно (или с какой периодичностью) стороны должны составить данный акт. На данный момент не существует ни одной типовой формы такого акта (как, собственно, и жесткого требования, что оказание этих услуг нужно оформлять именно актом). Так что стороны договора имеют право разработать собственную форму первичного документа, которым будет фиксироваться факт оказания услуг2 аренды. Главное, чтобы в данном документе были все необходимые для первичных документов реквизиты (п. 2.7 Положения №88).

1 Больше о документальном оформлении мобильной связи на предприятии см. в статье А. Быковой «Мобильная связь и Интернет на предприятии» в «ДК» №27/2013.

2 Такое же мнение выразили и специалисты Минфина в письме от 09.07.2007 г. №31-34000-20/23-4579/4800, см. «ДК» №38/2007.

Конечно, обычно такой документ арендатору предоставляет арендодатель. Но физлицо-работник не является СХД и предоставлять первичные документы не обязан по закону (разве что возьмет на себя такой труд по договору). Таким образом, поскольку акт нужен в первую очередь арендатору телефона, то на практике чаще всего именно он составляет данный документ, а арендодатель только подписывает его.

Чтобы акт оказанных услуг аренды был признан первичным документом и арендная плата попала в налоговые расходы, необходимо, чтобы в нем были все обязательные реквизиты первичного документа, определенные в ст. 9 Закона о бухучете и в п. 2.4 Положения №88.

Арендная плата за телефон попадет в определенную группу налоговых расходов в зависимости от того, в каком направлении работает работник. Поэтому если работник работает:

— на производстве, арендная плата попадет в себестоимость изготовленных товаров, выполненных работ, оказанных услуг через общепроизводственные расходы (абз. «г» пп. 138.8.5 НКУ). В этой ситуации расходы по арендной плате попадут в налоговые в момент получения дохода от реализации услуг (товаров, работ), если арендная плата полностью отнесена к себестоимости услуг (товаров, работ) (п. 138.4 НКУ). А если расходы на аренду попадут полностью или частично в нераспределенные постоянные общепроизводственные расходы, то тогда такие расходы на аренду включаются в состав себестоимости реализованной продукции в периоде их возникновения (фактически по дате начисления) (п. 138.4 НКУ);

— в администрации (например, бухгалтер), такие расходы найдут свое место в административных расходах согласно абз. «в» пп. 138.10.2 НКУ;

— в отделе сбыта — арендная плата попадет в расходы на сбыт (абз. «д» пп. 138.10.3 НКУ);

— в других отделах, которые все же связаны с хозяйственной деятельностью, — тогда такие арендные расходы попадут в прочие расходы согласно абз. «в» пп. 138.10.4 НКУ.

Ну и, разумеется, при получении в аренду телефона от работника никакого НДС не будет, если договор аренды заключен с работником как с рядовым гражданином, который не зарегистрирован плательщиком НДС.

Налог на доходы физлиц

Из суммы арендной платы, начисленной для выплаты физлицу — не предпринимателю, следует удержать НДФЛ (пп. 164.2.2 НКУ). Именно на предприятие-арендатора возлагается обязанность налогового агента (пп. 14.1.180, пп. 168.1.1 НКУ). К доходу в виде арендной платы (а именно к общему доходу, полученному от арендатора) за телефон применяется ставка НДФЛ 15% или 17% (по правилам п. 167.1 НКУ).

Если арендная плата выплачивается не наличными (на банковский счет работника), то арендатор перечисляет НДФЛ в бюджет в момент перечисления физлицу арендного платежа (пп. 168.1.2 НКУ). Если же арендная плата выплачивается наличными из кассы предприятия, тогда НДФЛ перечисляется в бюджет не позже банковского дня, следующего за днем такой выплаты (пп. 168.1.4 НКУ).

Если же арендная плата была начислена, но не выплачивается (например, из-за нехватки денежных средств у предприятия), НДФЛ с такой арендной платы все равно нужно уплатить в бюджет в течение 30 дней по окончании месяца, в котором была начислена арендная плата (пп. 168.1.5 НКУ).

Единый соцвзнос

При выплате арендной платы физлицу уплачивать единый соцвзнос не нужно. В соответствии с ч. 1 ст. 7 Закона о ЕСВ, единый соцвзнос начисляется и уплачивается с зарплаты и вознаграждения за выполнение работ, оказание услуг по гражданско-правовым договорам. А по мнению ПФУ, изложенному, например, в письме от 10.08.2011 г. №16534/03-20, отношения, возникающие при заключении договора найма (аренды) (ст. 759 главы 58 НКУ), не имеют признаков правоотношений, регулирующих выполнение работ или оказание услуг. Так что на суммы выплат физлицам по договору аренды ЕСВ не начисляется.

Нормативная база

  • Закон о бухучете — Закон Украины от 16.07.99 г. №996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине».
  • Закон о ЕСВ — Закон Украины от 08.07.2010 г. №2464-IV «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование».
  • Положение №88 — Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина Украины от 24.05.95 г. №88.

 

 «Дебет-Кредит» №30/2014

Добавить комментарий