Исправление сумм больничных. Ошибки в расчетах больничного листа.

В марте 2014 г. работодатель допустил ошибку при расчете работнику пособия по временной нетрудоспособности: в больничном листке был неправильно указан страховой стаж. В результате вместо 60-процентного размера пособия был применен 100-процентный размер, из-за чего завышена сумма пособия, подлежащая выплате работнику. Для выплаты этого пособия от ФСС по ВПТ были получены средства, выплаченные работнику в апреле 2014 г., а в мае — обнаружена эта ошибка. Как ее исправить самостоятельно?

Курсы бухгалтерского учета. Бухгалтерские курсы. Курсы главного бухгалтера в Киеве.

Внимание! Новые правила расчета больничных с 2015 года

Согласно ст. 37 Закона №2240, работник имеет право на пособие по временной нетрудоспособности (далее — больничные) в размере 60%, 80% или 100% средней заработной платы, в зависимости от его страхового стажа, а также наличия определенного статуса (статус 1 — 4 категории лиц, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы, статус донора и др.). Если при расчете больничных были использованы неверные данные о стаже или статусе, то в результате этой ошибки будет неправильно рассчитана и сумма больничных.

Порядок предоставления пособия по временной нетрудоспособности описан в ст. 35 — 37, 50 — 53 Закона №2240. Так, комиссия (или уполномоченный) по социальному страхованию должна рассмотреть больничный листок работника в течение 10 дней1 со дня его поступления (ст. 52 Закона №2240). Затем, в случае если комиссия (уполномоченный) приняла решение оплатить больничный листок, протокол с таким решением и сам больничный листок передаются в бухгалтерию работодателя.

1 По нашему мнению, здесь имеются в виду календарные дни, а не рабочие дни по графику предприятия.

Сумма больничных и реквизиты листка нетрудоспособности заносятся в форму заявления-расчета согласно приложению к Порядку №26. Получив от страхователя заявление-расчет, ФСС по ВПТ не может проверить правильность расчета суммы больничных. Также Порядком №26 не предусмотрена подача вместе с заявлением-расчетом копий больничных листков и других документов, подтверждающих правильность указанных в нем данных. Как правило, после получения заявления-расчета рабочий орган ФСС по ВПТ перечисляет указанную в нем сумму на счет предприятия-страхователя, открытый специально для этих целей (ч. 2 ст. 21 Закона №2240). Если предприятие покажет в заявлении-расчете завышенную сумму и не обнаружит ошибку до момента получения финансирования от ФСС по ВПТ, оно получит от Фонда лишнее финансирование.

По условиям вопроса предприятие уже успело в апреле 2014 г. выплатить работнику излишне начисленную сумму больничных, что было обнаружено только в мае 2014 г. Излишне полученную сумму от ФСС по ВПТ предприятие должно вернуть Фонду как можно быстрее. По нашему мнению, сделать это нужно с текущего счета предприятия, так как спецсчет, открытый для целей соцстрахования, предназначен только для получения средств от ФСС по ВПТ и выплаты их работникам (ч. 2 ст. 21 Закона №2240). Мы не рекомендуем зачислять на него собственные средства с текущего счета предприятия, даже с целью дальнейшего их возврата по адресу ФСС по ВПТ.

Однако скорость возврата таких средств не повлияет на размер штрафа, который уплатит страхователь. Если бы средства были излишне получены и предприятие знало об этом еще до их выплаты, то их нужно было бы вернуть ФСС по ВПТ, в соответствии с ч. 1 ст. 21 Закона №2240, в течение 3-х рабочих дней. В противном случае, как разъясняет письмо ФСС по ВПТ от 05.04.2011 г. №01-16-755 (см. «ДК» №29/2011), к страхователю применяются штраф в размере 10% несвоевременно возвращенных или невозвращенных сумм и пеня в размере 0,1% от таких сумм и штрафных санкций за каждый день просрочки.

Поскольку предприятие уже выплатило работнику завышенные больничные, оно допустило нарушение, предусмотренное ч. 1 ст. 30 Закона №2240, которое заключается в неправомерном использовании средств ФСС по ВПТ в сумме излишне выплаченных больничных. Эту сумму предприятие обязано вернуть Фонду и уплатить штраф в размере 50% такой суммы по результатам проверки Фондом этого нарушения. Обратите внимание, что в данном случае нарушения в виде несвоевременного возврата денежных средств нет, так как предприятие считало выплату больничных правомерной до того момента, когда оно обнаружило эту ошибку. Следовательно, у него не было оснований для возврата сумм, полученных от фонда, до момента выявления ошибки.

Кроме того, должностные лица предприятия несут административную ответственность согласно ч. 2 ст. 30 Закона №2240. Такая ответственность предусмотрена ст. 165-5 КУоАП. Сумма административного штрафа при первом нарушении за год составляет от 8 до 15 н. м. д. г. (136 — 255 грн), а при повторном нарушении — уже от 10 до 20 н. м. д. г. (170 — 340 грн).

Излишняя выплата суммы больничных на руки работнику также требует исправления. «ДК» уже писал о подобной ситуации в №27/2013. Напомним, что согласно ст. 127 КЗоТ работодатель имеет право удерживать из заработной платы работников суммы, излишне выплаченные им в результате счетных ошибок. По мнению автора, данная ошибка также может быть классифицирована как счетная. Однако существуют сроки для принятия решения о таком удержании: его можно принять не позднее одного месяца со дня выплаты неправильно исчисленной суммы. Такое решение оформляется приказом руководителя предприятия.

Статьей 128 КЗоТ и ст. 26 Закона об оплате труда предусмотрено, что общий размер всех отчислений из заработной платы не должен превышать 20% заработной платы, подлежащей выплате (т. е. суммы зарплаты на руки после вычета сумм НДФЛ и ЕСВ). Если сумма излишне выплаченных больничных превышает этот предел, ее нужно будет удерживать постепенно в течение нескольких месяцев.

Если же ошибка при исчислении больничных будет обнаружена по истечении месячного срока после выплаты из лишней суммы, ее уже нельзя будет удержать из зарплаты работника на основании распоряжения руководителя. Но если сам работник не против такого удержания либо комиссия по трудовым спорам или суд приняли решение об удержании, излишне выплаченную сумму можно будет удержать из зарплаты и по истечении указанного срока. Если работник не согласен с удержанием, а работодатель не будет отстаивать свое право на это удержание, сумму задолженности работника придется списать в состав прочих операционных расходов в бухгалтерском учете проводкой Д-т 949 «Прочие расходы операционной деятельности» К-т 663.

Пример Работнику бухгалтерии в апреле 2014 г. была начислена и выплачена сумма больничных за счет ФСС по ВПТ в размере 2000 грн, а нужно было начислить за счет ФСС по ВПТ 1200 грн (переплата 800 грн). Ошибка обнаружена и исправлена менее чем через месяц после выплаты больничных, в начале мая 2014 г. Возвращенные суммы ФСС по ВПТ отражены в отчете по форме №Ф4-ФСС з ТВП. Бухгалтерский и налоговый учет удержания и возврата излишне выплаченных больничных, а также НДФЛ и ЕСВ показан в таблице.

Таблица

Учет излишне выплаченных больничных

Содержание операции Бухгалтерский учет Сумма, грн Налоговый учет
Д-т К-т Доходы Расходы
В апреле 2014 г.
Начислена сумма больничных за счет ФСС по ВПТ 482 663 2000,00
Удержан ЕСВ из суммы больничных по ставке 2% 663 651 40,00
Начислен ЕСВ на сумму больничных по ставке 33,2% 92 651 664,00 664,00
Удержан НДФЛ по ставке 15% (условно) 663 641 294,00
Получено финансирование от ФСС по ВПТ 311/спец 482 2000,00
Уплачены ЕСВ и НДФЛ в бюджет
40,00 + 294,00 = 334,00 грн
651,641
651
311/спец
311
334,00
664,00
Выплачены больничные работнику (2000,00 — 40,00 — 294,00 = 1666,00 грн) 663 311/спец 1666,00
В мае 2014 г.
Сторнирована излишне начисленная сумма больничных
482
663
800,00
Сторнировано удержание ЕСВ из суммы больничных
800 х 2% = 16,00
663
651
16,00*
Сторнировано начисление ЕСВ на сумму больничных 800 х 33,2% = 265,60
92
651
265,60*
-265,60
Сторнировано удержание НДФЛ
(800 — 16) х 15% = 117,60
663
641
117,60*
Удержана из заработной платы излишне выплаченная сумма больничных (800,00 — 16,00 — 117,60 = 666,40 грн) 661 663 666,40
Возмещена ФСС по ВПТ неправомерно использованная сумма больничных 482 311 800,00
Начислен штраф в размере 50% от суммы неправомерно использованного финансирования ФСС по ВПТ (800 грн х 50% = 400 грн) 948 685 400,00
Уплачен штраф рабочему органу ФСС по ВПТ 685 311 400,00
* После сторнирования данные суммы будут учитываться как переплата по ЕСВ и НДФЛ, которая может быть зачтена в счет будущих платежей или возвращена из бюджета работодателю.

Исправление отчетности по ЕСВ и НДФЛ

Исправляется отчетность по ЕСВ в соответствии с Порядком формирования и представления страхователями отчета по суммам начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденным приказом Миндоходов от 09.09.2013 г. №454. В таблицу 6 формы №Д4 нужно добавить строку по тому работнику, по которому была завышена сумма больничных. Эта строка заполняется по общим правилам, с учетом таких особенностей. Поскольку была завышена сумма больничных (сумма дохода), то в графе 10 указывается код типа начисления — 3, в графе 11 — месяц, за который было проведено это начисление (в нашем примере — апрель 2014 г.). Графа 13 не заполняется, поскольку количество дней больничных не изменилось, а была завышена только их сумма. В графах 17 и 18 указывается сумма, на которую завышены больничные, по данным примера это 800 грн. В графе 19 — сумма ЕСВ, приходящаяся на сторнированную сумму больничных (по данным примера — 16 грн). Суммы проставляются со знаком «минус» (см. письмо ПФУ от 28.02.2014 г. №5463/05-10). Графы 20 — 22 заполняются в общем порядке. Одновременно суммы корректировок отражаются в строке 7 таблицы 1 формы №Д4: в подстроке 7.1.8 — сумма сторнированного ЕСВ с работодателя (по данным примера — 265,60 грн), а в подстроке 7.3.5 — сторнированный ЕСВ с работника (по данным примера- 16,00 грн). В строке 7 приводится сумма строк 7.1.8 и 7.3.5 (265,60 + 16,00 = 281,60 грн). В подстроке 7.4 — сумма больничных (в примере — 800 грн). Содержание ошибки можно сформулировать следующим образом: «Ошибочно завышена сумма больничных — применен размер пособия 100% вместо 60%».

Об исправлении ошибок в форме Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу плательщиков налога, и сумм удержанного из них налога (форма №1ДФ), утвержденного приказом Миндоходов от 21.01.2014 г. №49, «ДК» писал в №19/2014.

Нормативная база

  • КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.
  • КУоАП — Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. №8073-X.
  • Закон №2240 — Закон Украины от 18.01.2001 г. №2240-III «Об общеобязательном государственном социальном страховании в связи с временной утратой трудоспособности и расходами, обусловленными погребением».
  • Закон об оплате труда — Закон Украины от 24.03.95 г. №108/95-ВР «Об оплате труда».
  • Порядок №26 — Порядок финансирования страхователей для предоставления застрахованным лицам материального обеспечения за счет средств Фонда социального страхования по временной утрате трудоспособности, утвержденный постановлением ФСС по ВПТ от 22.12.2010 г. №26.

Юлия ЕГОРОВА, «Дебет-Кредит»

 

One thought on “Исправление сумм больничных. Ошибки в расчетах больничного листа.

  1. Здравствуйте! У меня похожая ситуация: больничные (декретные) были начислены в апреле 2014 года, а сообщили об ошибке в августе 2015 года и попросили вернуть разницу, при этом не предоставив никаких документаций. Уже прошло почти 3 года с момента начисления «завышеной» сумы больничных, а их у меня требуют до сих пор. Больше всего меня интересует под какой «графой» ини поставят ту суму, если отчетный годовой период уже давно прошел и как смогут описать в отчете внезапно появившиеся несколько тыс.грн? Спасибо.

Добавить комментарий