Автомобиль на предприятии

Может ли работник использовать собственный транспорт в работе? И самое главное может ли предприятие расходы, связанные с таким транспортом отражать в налоговых расходах?

Аренда автомобиля сотрудника

Первый вариант — заключить договор аренды автомобиля со своим сотрудником, руководствуясь  58 главой Гражданского Кодекса Украины (ГКУ).  Договор аренды автомобиля обязательно регистрируется у нотариуса.

Стаття 798. Предмет договору найму 1. Предметом договору найму транспортного засобу можуть бути повiтрянi, морськi, рiчковi судна, а також наземнi самохiднi транспортнi засоби тощо. Стаття 799. Форма договору найму транспортного засобу 1. Договiр найму транспортного засобу укладається у письмовiй формi. 2. Договiр найму транспортного засобу за участю фiзичної особи пiдлягає нотарiальному посвiдченню

Есть другой вариант — заключить договор  займа. Преимущества договора займа (укр. позички) в том, что он не требует нотариального заверения. А следовательно вы в любой момент можете оформить его, даже «задним числом».

Стаття 827. Договiр позички 1. За договором позички одна сторона (позичкодавець) безоплатно передає або зобов’язується передати другiй сторонi (користувачевi) рiч для користування протягом встановленого строку. 2. Користування рiччю вважається безоплатним, якщо сторони прямо домовилися про це або якщо це випливає iз сутi вiдносин мiж ними. 3. До договору позички застосовуються положення глави 58 цього Кодексу. Стаття 828. Форма договору позички 1. Договiр позички речi побутового призначення мiж фiзичними особами може укладатися усно. 2. Договiр позички мiж юридичними особами, а також мiж юридичною та фiзичною особою укладається у письмовiй формi. 4. Договiр позички транспортного засобу (крiм наземних самохiдних транспортних засобiв), в якому хоча б однiєю стороною є фiзична особа, укладається у письмовiй формi i пiдлягає нотарiальному посвiдченню. ( Частина четверта статтi 828 iз змiнами, внесеними згiдно iз Законом N 3565-VI вiд 05.07.2011 ).

В любом случае передачу объекта аренды или  займа следует в бухгалтерском учете оформлять актом приема-передачи.

Договор аренды обязательно должен быть оплачиваемым, это предусмотрено ст.762 ГКУ. Размер платы устанавливается сторонами. Если в договоре размер арендной платы не установлен, он может быть установлен в судебном порядке.

Договор займа (позички) может быть безоплатным.

Использование автомобиля сотрудника БЕЗ оформления договора аренды/займа.

Согласно ст. 125 КЗоТ, работники, использующие свои инструменты для нужд предприятия, учреждения, организации, имеют право на получение компенсации за их износ. Размер и порядок выплаты данной компенсации,  согласно КЗоТ, определяются собственником или уполномоченным им органом  по согласованию с работником.

Компенсации за использование инструмента и транспорта Кабмин выделяет в одном пункте Перечня №1170 (п. 11). Так же выделены соответствующие выплаты и в п. 3.22 Инструкции №5.

Налоговый учет 

Если предприятие пошло по пути заключения с сотрудником договора аренды или займа, то арендная плата, а так же обслуживание автомобиля без особых проблем включаются предприятием в налоговые расходы. Следует в договоре отдельным пунктом указать какая сторона несет расходы по ремонту автомобиля, техническому осмотру,  страхованию, тогда вам не придется при проверке доказывать налоговой службе необходимость таких расходов, ведь они часть обязательства по договору.

Если же предприятие не заключало отдельного договора аренды, то расходы на выплату компенсации за использование личного транспорта для нужд предприятия включаются в состав расходов в налоговом учете плательщика налога на прибыль согласно п. 142.1, 142.2 НКУ. Ведь речь идет о возмещении стоимости товаров, работ, услуг, а также обязательных выплатах работникам. Обязательность этим выплатам придают  ст. 125 КЗоТ и договоренность с работником.

Оформление использования.

Основная проблема на сегодняшний день это доказательство факта использования арендованного объекта в хозяйственной деятельности.  Для этого можно предусмотреть в договоре с сотрудником, предоставившем автомобиль в аренду предприятию, обязательность ежемесячного оформления актов выполненных работ. Дополнительным плюсом для подтверждения факта хозяйственной деятельности будет оформление порядка использования автомобиля или приказа, в которых будет указано для каких целей и в каком порядке используется автомобиль.

Расходы на горючее.

ГСМ это  еще один вопрос, который не регулируется налоговым законодательством с момента вступления в силу НКУ. Так что для доказательства связи с хоздеятельностью предприятию следует располагать необходимыми документами. Для оплаты горючего и отнесения к расходам необходимо  зафиксировать его объем, стоимость и доказать связь каждой поездки с хоздеятельностью. Для этих целей подойдет документ путевой лист легкового автомобиля. Путевые листы легковых автомобилей в настоящее время не являются обязательными документами, однако они  просто незаменимы для целей учета горючего и доказательства использования автомобиля в хозяйственных нуждах предприятия. Предприятие может  разработать и другой документ, главное чтоб он содержал все обязательные реквизиты, предусмотренные Законом Украины о бухгалтерском учете и финансовой отчетности.

Нормы расхода топлива.

Действующая редакция Налогового Кодекса не содержит требования списывать топливо по каким-либо нормам. Однако существует Приказ №43 Минтранса Украины «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте», которым установлены нормы расхода топлива для разных видов автомобилей. Использовать ли в работе данный приказ- выбор бухгалтера. Те бухгалтера, которые избрали не пользоваться утвержденными нормами руководствуются такими фактами:

1.НКУ прямо  не запрещает списывать топливо по фактическому расходу

2.Приказ №43 не зарегистрирован в МинЮсте, а следовательно это внутренний документ министерства

НДФЛ и ЕСВ.

Выплата компенсации сотруднику за пользование его автомобилем  облагается НДФЛ согласно абз. «г» пп. 164.2.17 НКУ как сумма денежного возмещения расходов или потерь плательщика налога. В отчетности такие выплаты отражаются как дополнительное благо. Это же касается и компенсаций расходов горючего, если они выплачиваются работнику. С таких выплат так же следует удерживать военный  сбор (пп. 1.2 п. 16-1 подр. 10 р. XX НКУ). А вот ЕСВ компенсация за использование личного транспорта не облагается согласно п. 11 Перечня №1170.

Полезные документы:

  • НКУ— Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. №2755-VI.
  • КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.
  • Перечень №1170 — Перечень видов выплат, осуществляемых за счет средств работодателей, на которые не начисляется единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденный постановлением КМУ от 22.12.2010 г. №1170.
  • Инструкция №5 — Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата Украины от 13.01.2004 г. №5.
  • Приказ №43 — Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утверждены приказом  Министерства транспорта Украины от 10.02.98 г. № 43

11 thoughts on “Автомобиль на предприятии

  1. Пишут что договор займа не подлежит нотариальному заверению, и тут же выдержка из закона: «Договiр позички транспортного засобу (крiм наземних самохiдних транспортних засобiв), в якому хоча б однiєю стороною є фiзична особа, укладається у письмовiй формi i пiдлягає нотарiальному посвiдченню.»

    1. крiм наземних самохiдних транспортних засобiв = кроме автомобилей

  2. А где можно найти определение понятия «наземного самохідного транспортного засобу»??? Нигде в законодательстве не встречается такого понятия(((((((((((((((((

    1. Точного определения нет в законе

  3. Здравствуйте!
    А подскажите пожалуйста, можно ли списать топливо если заключить договор займа авто а не договор аренды. И чем руководствоваться?
    Спасибо

    1. Теоретически можно, это же описано в статье. Руководствуйтесь ГКУ.

      1. Можно ли выплачивать компенсацию за аренду авто не каждый месяц а раз в полгода?

        1. можно. укажите в условиях договора

  4. Можно ли выплачивать компенсацию за аренду авто не каждый месяц а например раз в полгода?

  5. Добрый день, подскажите, пожалуйста, можно ли оформить приказом (договором) выдачу талонов на топливо для такого сотрудника( определенного колличества), будет ли здесь НДФЛ и нужно ли оформление путевых? Спасибо.

    1. Главное доказать что топливо потрачено на нужды предприятия — тогда нет НДФЛ, т.к. это топливо не будет считаться доп.благом. Иначе — доп. благо для сотрудника и соответственно НДФЛ.
      Путевые листы документ необязательный, однако какой-то документ, на основании которого вы будете списывать топливо нужен. Например сейчас бухгалтера делают по образцу путевого листа документ не ежедневный, а понедельный или раз в месяц.

Добавить комментарий