Год закончился. Архивируем документы правильно.

Очень важно понимать какие документы и сколько времени необходимо хранить, какие архивы надо создавать ну и конечно что будет если документы не сохранены….

Порядок хранения

 Обычно в конце каждого года предприятие наводит порядок в своих документах, в том числе отбирает те, которые можно уничтожить (истек установленный срок хранения) либо передать в архив. Это облегчает работу с оставшимися (актуальными) документами и освобождает место для новых.

Как правильно провести архивирование и какими законодательными нормами регулируется эта процедура? Рассмотрим эти вопросы подробнее.

Кто отвечает за хранение документов?

 Согласно ч. 7 ст. 9 Закон от 16.07.99 г. № 996-XIV (далее – Закон № 996) обязанность по обеспечению надлежащего хранения первичных документов и регистров бухгалтерского учета в течение установленных сроков возложена на предприятие.

Но кто именно на предприятии отвечает за эту работу? В п. 6.7 Положения, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88 (далее – Положение № 88), сказано, что сохранять первичные документы и учетные регистры, а также бухгалтерские отчеты, оформлять их и передавать в архив обязан главный бухгалтер предприятия.

Первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, и бухгалтерские отчеты подлежат передаче в архив. А до этого они должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрытых шкафах. За их сохранность отвечают лица, специально уполномоченные главным бухгалтером (п. 6.1, 6.2 Положения № 88).

Как организовать хранение документов?

Предприятия должны обеспечить сохранность документов, накопившихся за время их деятельности, до проведения экспертизы их ценности согласно ст. 6 Закона от 24.12.93 г. № 3814-XII (далее – Закон № 3814). Рекомендуем обратить внимание на важные моменты, предусмотренные законодательством:

На каждом предприятии должна быть разработана номенклатура дел, в соответствии с которой формируются дела для передачи в архив. Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, создаваемых в делопроизводстве предприятия, оформленных в определенном порядке с указанием сроков их хранения (пп.3.1.1 Правил, утвержденных приказом Государственного комитета архивов от 16.03.01 г. № 16, далее – Правила № 16). Обратите внимание: в течение года со дня своей регистрации юридические лица должны согласовать номенклатуру дел с одним из госархивов или архивным отделом горсовета (ч. 1 ст. 32 Закона № 3814). 

Предприятия вправе создавать архивные подразделения для постоянного или временного хранения документов, а также передавать документы Национального архивного фонда на хранение в государственные и другие архивные учреждения (документы Национального архивного фонда – это архивные документы, культурная ценность которых признана экспертизой и которые подлежат государственному учету и хранению согласно ст. 1 Закона№ 3814).

Для обеспечения сохранности первичных документов на предприятии можно (п. 2.2 Правил№ 16):

–     либо создать архив как структурное подразделение и ввести штатную единицу архивариуса,

–   либо возложить обязанности архивариуса в порядке совмещения на любого другого работника, например секретаря.

Согласно п. 2.7 Правил № 16 документы должны быть переданы из структурных подразделений предприятия в архив через 2 года после окончания их в делопроизводстве в упорядоченном состоянии по описи согласно образцу из приложения 1 к Правилам № 16.

Кто оценивает важность и ценность документов?

Для оценки важности документов на предприятии создается экспертная комиссия (ст. 6 Закона № 3814; п. 9 Порядка, утвержденного постановлением КМУ от 08.08.07 г. № 1004, далее – Порядок № 1004), действующая на основании положения, которое утверждает руководитель предприятия или иной орган управления предприятия.

В состав экспертной комиссии предприятия включают (п. 14 Порядка № 1004):

  • руководителей службы делопроизводства и архивного подразделения; 
  • работников других структурных подразделений предприятия; 
  • представителей экспертно-проверочных комиссий госархивов (или экспертных комиссий местных госадминистраций, местных советов), в зоне комплектования которых находится предприятие (с их согласия). 

Председателем экспертной комиссии обычно назначается заместитель руководителя предприятия.

Экспертная комиссия предприятия проводит предварительную экспертизу ценности документов и передает ее результаты на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии госархива, в зоне комплектования которой находится предприятие.

 Сроки хранения документов 

Какие установлены сроки хранения документов предприятия?

Минимальные сроки хранения архивных документов юридическими лицами устанавливаются Министерством юстиции, если иные сроки хранения не предусмотрены законодательством (ч. 2 ст. 32 Закона № 3814).

Сроки хранения документов указаны в Перечне, утвержденном приказом Минюста от 12.04.12г. № 578/5 (далее – Перечень № 578). При этом в п. 44.3 и 44.4 Налогового кодекса (далее – НК) определены сроки хранения первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности и других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на налоговые органы (валютное законодательство, законодательство об РРО и т. п.). 

Назовем основные правила определения сроков хранения первичных документов.

Правило 1. Первичные документы нужно хранить не менее 1 095 дней со дня подачи налоговой отчетности, для составления которой они используются, а если отчетность по каким-то причинам не подавалась – с последнего дня срока подачи такой отчетности, установленного НК (п. 44.3 НК).

Правило 2. При ликвидации предприятия первичные документы, отражающие период деятельности в течение 1 095 дней до даты ликвидации, необходимо передать в архив (п.44.3  НК).

Правило 3. Документы, связанные с предметом проверки, проведением процедуры административного обжалования налогового уведомления-решения или с судебным разбирательством, следует хранить до окончания проверки и предусмотренного срока обжалования принятых по ее результатам налоговых уведомлений-решений и/или до разрешения дела в суде, но не менее 1 095 дней со дня подачи налоговой отчетности (п. 44.4 НК).

Правило 4. При потере, повреждении или досрочном уничтожении первичных документов налогоплательщик обязан уведомить об этом налоговый орган в течение 5 дней, а в течение 90 дней – восстановить документы (п. 44.5 НК).

Правило 5. Уничтожение неревизованных (непроверенных) финансовых и бухгалтерских документов не допускается (Перечень № 578, письмо Государственной архивной службы от 03.07.13 г. № 01.2/2629).

Сроки хранения документов неразрывно связаны с правилами уничтожения документов. Согласно п. 2.10 Перечня № 578 сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводства. Так, срок хранения дел, завершенных делопроизводством в 2013 году, начинайте исчислять с 1 января 2014 года.

Согласно пп. 4.5.7 Правил № 16 дела включаются в акт об их изъятии для уничтожения, если срок их хранения истек до 1 января года, в котором составлен акт.

Документы для уничтожения отбираются экспертной комиссией предприятия. Документы, которые согласно заключению комиссии могут быть уничтожены, включаются в Акт об изъятии документов для уничтожения по форме приложения 7 к Правилам № 16. Такой акт составляется в двух экземплярах на все дела предприятия в целом. Названия однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в него под общим заголовком с указанием количества дел, включенных в каждую группу.

Важный нюанс: запрещено уничтожать документы без проведения экспертизы их ценности (п. 2.13 Перечня № 578).

Отобранные для уничтожения документы передаются организациям по заготовке вторичного сырья по накладной, в которой кроме прочих данных указывается также вес переданной документации (макулатуры) (пп. 4.5.10 Правил № 16). Дата сдачи документов, их вес и номер накладной приводятся в акте об изъятии документов для уничтожения.

При незначительных объемах уничтожаемой документации ее можно сжечь, о чем необходимо сделать отметку в акте (пп. 4.5.10 Правил № 16). 

Санкции

Какая     ответственность    установлена    за     необеспечение    сохранности документов?

Финансовая ответственность. За необеспечение сохранности первичных документов, учетных и других регистров, бухгалтерской и статистической отчетности, других документов по вопросам исчисления и уплаты налогов и сборов в течение сроков, установленных ст. 44 НК, налоговые органы применяют к налогоплательщику штрафные санкции в размере 510 грн., а за повторное такое нарушение в течение года – в размере 1 020 грн. (п. 121.1 НК).

Административная ответственность. За небрежное хранение, порчу, незаконное уничтожение, сокрытие, незаконную передачу другому лицу архивных документов, нарушение порядка доступа к указанным документам, а также за неуведомление госархива о наличии архивных документов в случае угрозы их уничтожения или значительного ухудшения их состояния предусмотрена административная ответственность (ст. 921 КУоАП) для должностных лиц предприятий – предупреждение или штраф в размере от 5 до 10 НМДГ (от 85 до 170 грн.); за такие же нарушения, совершенные ими повторно в течение года, – от 10 до 40 НМДГ (от 170 до 680 грн.).

Протоколы по указанным нарушениям составляются работниками госархивов, а меры ответственности применяются судами.

РЕКОМЕНДАЦИИ

  1. 1.     Назначьте работника, ответственного за архивирование документов и ведение номенклатуры дел, и создайте на предприятии экспертную комиссию, которая будет определять ценность и срок хранения конкретных документов.
  2. 2.    Ежегодно проверяйте соблюдение законодательно установленных сроков хранения документов.
  3. 3.   Не забывайте оформлять необходимые документы при передаче дел из структурных подразделений предприятия в архив (опись) и уничтожении документов (акт об изъятии документов для уничтожения).
  4. 4.     Перед уничтожением документов проведите их экспертизу, результаты которой оформите соответствующим документом.
  5. 5.   Помните, что нельзя уничтожать документы, не охваченные налоговой проверкой, а также те, которые касаются судебного спора, если судебное разбирательство  не завершено

 

 

Добавить комментарий