Выдача средств на командировку платежной картой

Корпоративные банковские платежные карточки все чаще стали  использоваться в командировках. И всвязи с этим возникает много вопросов относительно оформления операций в бухгалтерском учете.

Курсы бухгалтерского учета. Бухгалтерские курсы. Курсы бухучета. Курси бухгалтерського обліку.

Общие правила использования корпоративных карточек

Использование платежных карточек в Украине регламентировано Законом №2346 и Положением №223. Определение корпоративного платежного средства (корпоративной карточки) содержится в п. 1.4 Положения № 223: это «специальное платежное средство, которое позволяет его держателю осуществлять операции по счету предприятия».

Поскольку юридические лица осуществляют операции через физических лиц — работников, то корпоративная платежная карточка передается ее держателю. Согласно п. 1.4 Закона №2346 держатель электронного платежного средства — это «физическое лицо, которое на законных основаниях использует электронное платежное средство для инициирования перевода денежных средств с соответствующего счета в банке или осуществляет другие операции с применением указанного электронного платежного средства». Использовать карточку может только ее держатель, ведь он обязан надежно хранить карточку, ПИН к ней и другие средства, дающие возможность пользоваться карточкой (п. 6.2 Положения №223). ПИН (персональный идентификационный номер) — это набор цифр, известный только держателю карточки и необходимый для ее идентификации при осуществлении операций с ее использованием (п. 1.4 Положения №233).

Разделом 8 Инструкции №492 установлены определенные ограничения в использовании карточных счетов юридических лиц. В частности, согласно п. 8.3 указанного документа денежные средства с такого счета юридического лица не разрешается использовать для получения заработной платы, других выплат социального характера, расчетов по внешнеторговым договорам (контрактам), осуществления иностранных инвестиций в Украину и инвестиций резидентов за ее пределы.

Денежные средства с карточного счета в иностранной валюте используются исключительно в следующих целях: получение наличности за пределами Украины для оплаты командировочных расходов и осуществление расчетов в безналичной форме за пределами Украины, которые связаны с командировочными расходами и расходами представительского характера, а также на оплату эксплуатационных расходов, связанных с содержанием и пребыванием воздушных, морских, автотранспортных средств за пределами Украины.

Контроль за движением и целевым использованием денежных средств по карточному счету осуществляет предприятие — владелец счета на основании выписок о движении денежных средств по карточному счету. Согласно п. 10.7 Положения № 223 налоговые органы контролируют целевое использование средств, которые были потрачены с помощью корпоративных карточек.

Практические вопросы использования корпоративных карточек в командировке

Аванс на командировку работнику разрешено выплачивать наличностью или перечислять в безналичной форме на соответствующий счет для использования с применением платежных карточек (п. 5 р. І Инструкции о командировке1). Кроме того, возможность использовать счета, открытые к платежным карточкам, для выплаты аванса на командировку (в частности, и в инвалюте), предусмотрена пунктами 5.4, 5.5 и 8.3 Инструкции №492.

1 Данный документ является обязательным только для бюджетных предприятий, остальные предприятия, организации, учреждения могут применять его для справки — см. письма ГНАУ от 07.09.2011 г. №10077/5/15-1216 и от 31.03.2012 г. №5742/6/15-1415 («ДК» №25/2012).

Оплата карточкой проживания группы работников в командировке

Довольно часто возникает ситуация, когда в командировку направляется группа работников (двое и больше), и один из них оплачивает корпоративной карточкой стоимость проживания в гостинице всей группы.

Такие расходы обязательно должны подтверждаться оригиналами соответствующих документов согласно абзацу второму пп. 140.1.7 НКУ, со стандартным условием о связи командировки с хозяйственной деятельностью предприятия (так как в противном случае такие расходы не включаются в налоговые расходы согласно п. 139.1.1 НКУ). В этом случае, кроме расчетного документа об оплате, это будут счета гостиниц или других лиц, оказывающих услуги временного проживания. Если в таком счете будут указаны фамилии работников, чье проживание было оплачено с помощью корпоративной платежной карточки, срок и стоимость проживания, по нашему мнению, всю сумму счета можно будет включить в состав налоговых расходов, а сам счет — приложить к авансовому отчету только того работника, который осуществил оплату (см. также письмо Минфина от 08.01.2014 г. №31-07250-06-29/19). Все остальные работники не включают стоимость проживания в свои авансовые отчеты, ведь они не осуществляли соответствующую оплату.

Это довольно либеральный подход к не слишком стандартной ситуации. Чтобы снять возможные вопросы со стороны контролирующих органов, советуем перед командировкой издать приказ, в котором уполномочить работника — держателя карточки оплатить стоимость проживания в гостинице группы работников предприятия по списку, который прилагается к приказу. Таким образом, данный работник будет исполнять обычное поручение работодателя по осуществлению хозяйственных расходов в командировке.

Если было оплачено большее количество мест, чем количество командированных работников (например, были оплачены два двухместных номера для проживания в них трех работников), то в расходы можно включить только 50% стоимости одного из номеров. Во всяком случае на этом настаивают налоговики в письме от 31.03.2012 г. №5742/6/15-1415 и в ЕБНЗ, подкатегория 102.07.14 «Включается ли в состав расходов плательщика налога на прибыль стоимость двухместного (трех- и более) гостиничного номера, если в командировку направлен один работник?».

В какой момент денежные средства с карточного счета предприятия считаются выданными под отчет работнику, на которого оформлена карточка?

Поскольку денежные средства, находящиеся на карточном счете, принадлежат предприятию и хранятся на этом счете, они не могут считаться выданными под отчет вышеупомянутому работнику. Денежные средства списываются со счета в момент использования работником корпоративной карточки, т. е. когда работник либо осуществляет оплату товаров, работ или услуг, либо получает наличность с карточного счета из банкомата или из кассы банка. С этого момента денежные средства считаются выданными под отчет и начинается течение срока, на протяжении которого необходимо вернуть их предприятию или предоставить авансовый отчет.

В какие сроки подается авансовый отчет и какие первичные документы должны прилагаться к авансовому отчету при использовании корпоративных карточек?

Авансовый отчет подается в сроки, определенные пп. 170.9.3 НКУ, — до окончания третьего банковского дня, следующего за днем, в котором такой работник завершает командировку. Это в случае использования наличности. А если с помощью карточки проводились оплаты товаров, работ, услуг только в безналичной форме, то отчет может подаваться в срок до 10 банковских дней, а при наличии уважительных причин работодатель может его продлить до 20 банковских дней (до выяснения вопроса в случае выявления расхождений между соответствующими отчетными документами).

Факт понесения расходов во время командировки подтверждается кассовым чеком (товарным чеком, билетом на проезд, счетом из гостиницы и пр.), который был оформлен в подтверждение соответствующей расчетной операции. Правила документооборота по операциям с использованием специальных платежных средств, в т. ч. корпоративных карточек, установлены разделом 7 Положения №223. Согласно нормам этого раздела операции пользователей карточек выполняются с оформлением квитанции платежного терминала, чека банкомата, слипа и других документов, которые составляются и печатаются на государственном языке по месту проведения (п. 7.3 Положения №223). Эти документы также следует прикрепить к авансовому отчету.

Кроме того, работники, получившие наличность с карточного счета с помощью платежной карточки (чаще всего через банкомат или кассу банка) и проводившие платежи в торговой сети, прилагают к авансовому отчету еще и документы о получении наличности с карточного счета (чек банкомата, копию расходного ордера, справку по установленным формам, слип, квитанция торгового терминала и пр.) согласно п. 2.12 Положения №637.

Денежные средства с карточного счета, излишне использованные работником, в т. ч. сверх норм командировочных расходов, должны быть возвращены работником предприятию согласно п. 170.9 НКУ.

Пример Директор предприятия, его заместитель и главный бухгалтер направлены в командировку. У директора есть возможность пользоваться корпоративной карточкой. Стоимость транспортных билетов — 2700 грн, билеты были оплачены директором с корпоративной карточки с помощью сети Интернет. Поскольку работники должны были остановиться в гостинице, обеспечивающей расчет платежными карточками, то заместитель и главный бухгалтер получили аванс на командировку наличностью только в сумме суточных на весь срок командировки. Стоимость проживания в гостинице (3 номера) оплатил также руководитель с помощью корпоративной карточки в сумме 6000 грн. Продолжительность командировки — 5 дней, сумма суточных, установленная на этом предприятии, — 210 грн, следовательно, двум работникам было выдано из кассы по 1050 грн. Учет всех операций по этой командировке показан в таблице.

Таблица

Учет операций, связанных с использованием корпоративной карточки в командировке

Содержание хозяйственной операции Бухгалтерский учет Сумма, грн Налоговый учет
Д-т К-т Доходы Расходы
Перечислены денежные средства с текущего счета на карточный счет (сумма условная) 313 311 12000,00
Учет денежных средств, выданных под отчет директору
Оплачены корпоративной карточкой электронные билеты (туда и обратно) — 6 билетов (без НДС) 372 313 2700,00
Оплачены три одноместных номера гостиницы (условная цена одного номера — 2000,00 грн (без НДС)) 372 313 6000,00
Снята наличность с карточного счета (суточные директора) 372 313 1050,00
Выдан аванс на командировку из кассы 372 301 2100,00
Утвержден авансовый отчет директора:
— расходы на билеты (с приложением билетов) 92 372 2700,00 2700,00
— расходы на проживание (с приложением счета гостиницы) 92 372 6000,00 6000,00
— суточные расходы 92 372 1050,00 1050,00
Утверждены авансовые отчеты других работников:
— суточные расходы (1050,00 х 2 = 2100,00) 92 372 2100,00 2100,00

Нормативная база

  • НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. №2755-VI.
  • Закон №2346 — Закон Украины от 05.04.2001 г. №2346-III «О платежных системах и переводе денежных средств в Украине».
  • Инструкция о командировке — Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. №59.
  • Инструкция №492 — Инструкция о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранных валютах, утвержденная постановлением НБУ от 12.11.2003 г. №492.
  • Положение №223 — Положение об осуществлении операций с использованием специальных платежных средств, утвержденное постановлением НБУ от 30.04.2010 г. №223.
  • Положение №637 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением НБУ от 15.12.2004 г. №637.

Юлия ЕГОРОВА, «Дебет-Кредит»

 

9 thoughts on “Выдача средств на командировку платежной картой

  1. Підприємство отримало з банку по пластиковій картці готівку, в квитанції отримання готівки одним числом, наприклад 26.09., а по банківській виписці отримана сума проведена 27.09. Яким числом провести видачу готівки в підзвіт ?

    1. А вы снимали готивку в кассу или это подотчетное лицо снимало себе деньги? Я имею ввиду вы из кассы выдавали подотчет или с карточки банка? Если из кассы, то фактической датой проводите: Дт301КТ333 Дт372Кт301 Дт333КТ311.

  2. Директор оплатил через приват24 услуги связи по 2 номерам(один из них личный). Как оказалось в приват24 карту-ключ к счету подтягивает к личным картам директора и деньги списались с карты-ключа к счету корп.клиента 06.07 (20,00грн.+1,00комиссия) и 07.07 (20,00грн.+1,00комиссия) и отразились в выписке по основному счету на следующий день 07.07-21,00 и 09.07-21,00 в назначении «покупка товара за 06.07 и 07.07». как можновыйти из данной ситуации? вернуть деньги на расч.счет с личной карты? или оформить авансовый+приказ на использ.средств на связь в хоз.целях? какие проводки, какие документы оформить и чем подтвердить получение услуг связи?

    1. Ситуация на самом деле обыденная. Выдача под отчет. Суммы не потраченного подотчета лицо должно вернуть предприятию, можно как ПКО, можно на карту-ключ. Оформляем авансовый отчет в любом случае. Вот с подтверждающими документами проблема. Если директор слип об оплате сохранил, значит подкладывайте слип. Для пущей важности можно еще потом копию счета-акта оператора связи приложить, там будут эти суммы оплаты.

  3. 1 вариант-ав.отчет+приказ-92-3721+3721-313
    2 вариант — возврат средств 313-3721 в какой срок -10 дней?

    1. Ну давайте рассуждать. Понятие хоз.деятельности нигде четко не описано. Во-вторых, в новом НКУ расходы к хоз.деятельности не привязаны. Поэтому приказ никак не поможет вам. А вот норма НКУ об обложении ндфл выплат работнику осталась. Значит если вы возмещаете человеку расходы на связь= додаткове благо = ндфл.
      Срок возврата денег строго описан для наличных расчетов,а вот для безналичных главное до конца месяца вернуть, иначе — штраф в виде ндфл. Срок 10 дней о котором Вы говорите это срок предоставления авансового отчета.

  4. Спасибо за ответ.Согласна. Только в выписке с тек.счета «покупка товара», а по карте-ключу «пополнение моб.№». С каким назначением вернуть «возврат ошибочно спис.средств»?

    1. Да. Вполне можно и так.

  5. Добрый День!
    Если я получил суточные, при загранкомандировке, в гривне на личную зарплатную карточку.
    Могу ли я рассчитывать на оплату комисии банка при обналичивании валюты в банкоматах других стран?

Добавить комментарий